كيفية تدريب الموظفين لرفع كفاءة الأداء

بالرغم من حرص الشركات على زيادة وتحسين إنتاجية الموظفين للنهوض بأنشطتها وتحقيق أهدافها، إلا أن هناك الكثير من الشركات تغفل أهمية الاهتمام بتحسين مهارات الموظفين ورفع كفاءتهم المهنية.لا يمكن إنكار حقيقة أن الموظفين والعاملين داخل أي شركة هم أهم مورد فيها لذلك يجب الاستثمار في مهاراتهم المهنية والمعرفية من خلال تدريب الموظفين لرفع كفاءة أداء مهامهم، ليتمكنوا من مواكبة متطلبات العمل المتغيرة وبذل مجهود و وقت أقل لإنجاز المهام، وبالتالي زيادة الإنتاجية والمحافظة على جودة الأداء والنمو والأرباح باستخدام نفس الموارد.

اقرأ في هذا المقال:

الفرق بين الكفاءة والإنتاجية والفاعلية
أهمية تدريب الموظفين وتطوير أساليب العمل لرفع كفاءة الأداء
كيفية الحد من ضعف الأداء المهني في المؤسسة

بالحديث والتطرق إلى مصطلح الكفاءة وكيفية تعزيزها عند الموظفين، نجد هناك الكثير من المديرين ورؤساء العمل يستخدمون مصطلحات مثل ( الكفاءة – الإنتاجية – الفاعلية) بشكل متبادل ومترادف للإشارة إلى تحسين بيئة العمل، بالرغم من أن جميع هذه المفاهيم يتم استخدامها بشكل شائع في عالم الأعمال، إلا أن هناك فرقًا كبيرًا بينهم، يمكن توضيح هذا الفرق كالآتي:

الإنتاجية: تشير إلى كم العمل الذي يمكن القيام به في عدد ساعات العمل.
الفاعلية: أداء المهام المطلوبة لتحقيق النتائج الفعلية بشكل صحيح، فهي تقيس قدرة الفرد أو المنظمة على تحقيق الأهداف المحددة والنتائج المرجوة.
الكفاءة: هي الاستخدام المثالي للوقت والموارد بطريقة لا تهدر أيًا منهما، فهي تركز على كيفية إنجاز المهام بأقل تكلفة ووقت وجهد ممكن. بمعنى آخر، الكفاءة تقيس قدرة الفرد أو المنظمة على القيام بأنشطة العمل بأقل قدر من الموارد المتاحة.

تحقيق رفع الكفاءة في مكان العمل يجب أن يكون من أهم الأولويات لأي شركة تطمح إلى التميز في مجال عملها؛ لأنها تزيد من الإنتاجية وتخفض المدخلات، كما تساعد على الوفاء بالأعمال في مواعيدها المحددة و تحقق فوائد ملموسة للشركة. بالإضافة إلى ذلك، تعزز رفع الكفاءة رضا الموظفين وتفانيهم، وتساعد على جودة بيئة العمل مما يحسن من عملية الاحتفاظ بالموظفين لأطول فترة ممكنة والتفاعل الإيجابي مع العمل. وأخيرًا، رفع الكفاءة تعني استغلال الموارد بشكل مثالي مما يؤدي إلى تحقيق نتائج أفضل وأسرع، وأقل تكلفة للمهام والمشاريع التي تقوم بها الشركة.

تصفح يرنامج التدريب الخاص بنا

أصبح عالم البيزنس يتطور بشكل سريع للغاية، والشركات التي تمتلك فريق عمل ليس لديه القدرة على مواكبة هذه التغيرات المستحدثة باستمرار تتخلف سريعًا وتتوارى في الصفوف الأخيرة، لذلك لابد من وضع خطط لتدريب الموظفين بالشركات لرفع مستوى كفاءتهم وتحسين أدائهم المهني.على الشركات أن تعي جيدًا أن أغلب الأساليب والتدريبات التي تساعد على رفع كفاءة أداء الموظفين تتطلب جهدًا ووقتًا في البداية، ومن الصعب قياس النتائج بشكل ملموس بين ليلة وضحاها، ولكن ذلك يأتي بنتائج مثمرة بعد استجابة الموظفين لهذه الأساليب:

تؤثر بيئة العمل بشكل مباشر على الروح المعنوية لدى الموظفين وكفاءتهم المهنية، كما أن بيئة العمل المادية لها دورٌ أيضًا، فالمساحات الواسعة والمضيئة والألوان النشيطة تبعث الحماس في نفوس الموظفين، وتساعد على التفكير بشكل إيجابي وفعال. بالإضافة لإعداد مساحات عمل تتميز بالمرونة مع تجهيزها بمقاعد مريحة ومكاتب ذات جودة عالية، وتوفير جو هادئ للموظفين كل ذلك يساهم في تعزيز رفع كفاءة الأفراد ودعم مستوى إنتاجيتهم.

غالبًا ما يمتلك الموظفون مجموعة من المهارات الشخصية غير المرتبطة بشكل مباشر بمهامهم الوظيفية، ولكن في نفس الوقت من الممكن استغلال هذه المهارات لخدمة تطوير مهام أخرى وتفويض الواجبات بشكل أفضل، فوجود واجبات عمل مرنة مع خيار التحول في المسؤوليات الوظيفية يمكن أن يساعد على استخدام مهارات الجميع بالشكل الصحيح.

تحديد التوقعات بطريقة واضحة وشفافة هو عملية مهمة لرفع كفاءة الموظفين، فعندما يعرف الموظفون المتوقع منهم من حيث السلوك والأداء والكفاءة، يمكنهم تطوير خطط عملهم والتركيز على إنجاز المهام التي تحقق هذه التوقعات وتحسين أدائهم بشكل عام، وتحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل.

مع انتشار نظام الأتمتة في مختلف القطاعات (الصناعية- التجارية- الخدمية)، أصبح هناك العديد العديد من أدوات الأتمتة (التشغيل الآلي) التي تساعد على تقليل عدد المهام المتكررة التي يتعين على موظفيك تنفيذها، وبالتالي تخفض من الوقت والجهد المبذول مقابل تنفيذ الأعمال بجودة احترافية. برامج الأتمتة تساعد على تنفيذ الكثير من المهام بما في ذلك جمع بيانات العملاء، الرد على محادثات العملاء، إتمام مهام الرواتب، إدارة المهام، تتبع الوقت، إرسال الرسائل وإنشاء التقارير. كل ذلك يساهم في تقليل الأخطاء البشرية داخل بيئة العمل وتركيز جهود الموظفين نحو المهام الحيوية، وبالتالي تنفيذها بأعلى كفاءة ممكنة.

قد تبدو البرامج التدريبية للموظفين عبئًا ماديًا على الشركات، ولكن من منظور آخر فهي استثمار ربحي على المدى الطويل. فترك الموظفين دون تدريب يساعدهم على التطوير المهني والمهاري يؤدي إلى الإضرار بتحسين أداء الشركة في ظل التطورات اليومية في قطاع الأعمال وتراجع مستواها المادي والعملي.

إذا لم يكن لدى الموظفين الخبرة أو المهارات اللازمة لأداء واجبات عملهم فبالطبع هذا يضعف من رفع كفاءة العمل داخل الشركة، أما العمل على تطويرهم يساعدهم على توسيع مهاراتهم والتقدم في حياتهم المهنية. كما أنه سيوفر للشركات فريق عمل قوي مستعد لمواجهة أي تحديات مستقبلية.

الاعتماد على الإدارة التفصيلية ( Micromanagement) وتدخل المديرين والمسؤولين في جميع تفاصيل جوانب العمل من أهم الأسباب التي تساعد على فقدان كفاءة الأداء، وتؤثر على كفاءة وفاعلية الموظفين أثناء أداء مهامهم.

لذلك لابد من تمرير السلطات والمسؤوليات بين جميع إدارات الهيكل الوظيفي، ومنح الموظفين الثقة الكاملة في مهاراتهم لتمكينهم من أداء مهام وظيفتهم وإنجاز المشاريع بشكل أسرع.

تشجيع التفوق والإبداع لدى الموظفين في العمل يتطلب عدم اهتمام المديرين بمهام الموظفين والسيطرة عليهم.

من المهم تصميم برنامج حوافز رسمي داخل الشركة، فعندما يشعر الموظفون بأن جهودهم يتم ملاحظتها وتقديرها فهذا يرفع من معنوياتهم ويحفز من كفاءتهم، فمنح الموظفين اعتراف الإدارة بعملهم الجيد يجعلهم يشعرون بالتقدير ويزيد من انخراطهم الوظيفي، مما يشجعهم على مواصلة أداء مهامهم وزيادة إنتاجيتهم.

يمكن أن يؤدي الأداء غير المرضي في العمل إلى الإضرار بإنتاجية الشركة وكفاءتها وفقدان الروح المعنوية للفريق بأكمله، وخسارة مكانتها الرائدة بين قطاع الشركات، لذلك من المهم رصد عملية الأداء باستمرار للحد من ضعف الأداء المهني والعمل على رفع كفاءة الموظفين.

هناك العديد من الاستراتيجيات تساعدك على إدارة وتحسين الأداء الضعيف، إليك بعض منها:

التحدث عن المشكلة بشكل فوري: قد لا يكون الموظف على دراية بأن أداءه لا يتفق مع توقعات الدور الوظيفي الذي يشغله، لذلك كلما تمكن المسؤول عن شؤون الموظفين من التحدث معه بشكل مباشر كلما ساعده ذلك من تحسين أدائه الوظيفي وإبقائه على المسار الصحيح لتطوير عمله.
تزويد الموظفين بتقييمات دورية: من المهم مناقشة أي نواقص تم ملاحظتها في التقييم، وشرح كيف يؤثر ضعف أداء الموظف على إنتاجية الفريق بأكمله وكفاءة الشركة ككل، ومن المهم تقديم خطوات عملية يمكن للموظفين تنفيذها لتحسين عملهم.
مشاركة الموظف للمسؤولية: عند إحساس الموظف بأهمية المهام الذي يبذلها في العمل للارتقاء بمستوى الشركة، وأن الفريق ككل يعتمد على أداءه لتحقيق الأهداف المشتركة فهذا يجعله أكثر يقظة ونشاطًا لتطوير مهاراته المهنية ومواكبة التوقعات المطلوبة.
وضع خطة عمل وأهداف ذكية لتحسين الأداء: يجب توفير بعض التوجيهات للموظف استنادًا إلى الحوار معه ولمس نقاط الضعف لديه، وبناء عليه يتم تحديد الخطوات والموارد اللازمة لتحقيق الأهداف، بالإضافة إلى المؤشرات والأساليب المستخدمة لقياس التقدم والنجاح. و وضع أهداف ذكية ( قابلة للقياس- محددة – واقعية) تتماشى مع أهداف المنظمة ودور الموظف واحتياجاته واهتماماته.
تعزيز عملية الرصد والمتابعة: يعد هذا الإجراء أمرًا حاسمًا لضمان سير الموظف في النطاق الصحيح مع أهداف المنظمة وخطط عملها، والتأكد من تغلبه على أي تحديات تواجهه. يجب أن تكون عملية المتابعة منتظمة ومرنة أيضًا.
الاعتراف بتحسن الأداء: الإقرار بجهود الموظف ومساهمته وإنجازاته وتقديم مكافآت مادية ومعنوية له بعد كل تحسن تدريجي يمر به من أفضل الإجراءات التي يجب اتباعها للحد من سوء الأداء داخل الشركات.
اتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم الأمر: تُعدُ الإجراءات الانضباطية الخيار الأخير بعد فشل جميع الخطوات الأخرى في رفع مستوى الأداء وتحقيق الأهداف المطلوبة، عندما يكون أداء الموظف ضعيف أو يؤثر سلبًا على المنظمة. تشمل الإجراءات التصحيحية التدريب والإرشاد والتوجيه، ويمكن أن تصل إلى الإجراءات التأديبية مثل التحذيرات والإيقاف والفصل. يجب أن تتم الإجراءات التصحيحية بطريقة عادلة ومتسقة وموثقة، وفقًا لسياسات وإجراءات المنظمة، ومع احترام حقوق وكرامة الموظف.