إدارة المخزون هي عملية رئيسية لأي شركة تسعى لتحقيق الاستقرار التجاري والنمو المستدام لها، وتعد إدارة المخزون من أساسيات الخدمات اللوجستية، التي تشكل العمود الفقري لأي نشاط تجاري يعتمد على البيع والشراء ونقل البضائع والإدارة.إدارة المخزون تشير إلى التحكم وإدارة الموارد المادية والسلع التي تمتلكها الشركة، سواء كانت جاهزة للبيع أو المواد الخام المستخدمة في التصنيع والإنتاج، من خلال الإدارة الجيدة للمخزون تستطيع ضمان تحسين أداء الشركة، تدفق العمليات، خفض التكاليف، توفير الموارد، وزيادة رضا العملاء.
اقرأ في هذا المقال:
- ما هي الخدمات اللوجستية؟
- ما هي عملية إدارة المخزون؟
- أهمية إدارة المخزون.
- أنواع إدارة المخزون.
- كيفية اختيار نوع إدارة المخزون المناسب.
- تحديات إدارة المخزون.
- كيفية التغلب على تحديات إدارة المخزون.
ما هي الخدمات اللوجستية؟
الخدمات اللوجستية هي إدارة الأنشطة والعمليات التي تتعلق بالتخطيط والتنفيذ ومراقبة تدفق السلع والموارد والمعلومات والأموال من منطقة الإنتاج إلى منطقة الاستهلاك والبيع.
تشمل الخدمات اللوجستية مجموعة واسعة من الأنشطة، مثل:
- النقل.
- الجرد.
- التخزين.
- إدارة المخزون.
- إدارة الطلب.
- إدارة المخاطر.
في هذا المقال سنناقش بشكل تفصيلي المقصود بعملية إدارة المخزون.
ما هي عملية إدارة المخزون؟
إدارة المخزون هي عملية تشمل التخطيط والمتابعة الدقيقة لتدفق البضائع في الشركة للحفاظ على مستوى مناسب من مخزون البضائع والسلع في الشركة..
أهمية إدارة المخزون
إدارة مخزون الشركة بشكل جيد وتتبع معدلات الشراء والبيع، يجعل تدفق العمليات أفضل من خلال التوفير الدائم للمنتجات المطلوبة في السوق، وضمان عدم نفاذها بشكل مفاجئ، مما يساهم في زيادة رضا العملاء عن شركتك، وسرعة الاستجابة للطلبات.
تحسين تدفق العمليات
إدارة مخزون الشركة بشكل جيد وتتبع معدلات الشراء والبيع، يجعل تدفق العمليات أفضل من خلال التوفير الدائم للمنتجات المطلوبة في السوق، وضمان عدم نفاذها بشكل مفاجئ، مما يساهم في زيادة رضا العملاء عن شركتك، وسرعة الاستجابة للطلبات.
فوائد الإدارة الجيدة للمخزون:
منع حدوث المخزون الميت أو القابل للتلف:
مع الإدارة الجيدة للبضائع والمخزون، يمكن تفادي حدوث أي تلف أو إهدار للموارد.
تقليل تكلفة المخزون الجديد:
توفر عمليات الشراء بشكل منتظم تحت إدارة مخزون جيدة فرص حصول شركتك على نسبة خصومات ومزايا عند الشراء في كل مرة، مما يُخفض من تكلفة الشراء. الذي يؤدي في النهاية إلى تحسين تدفق العمليات في شركتك.
التحكم في التكاليف
إدارة المخزون الفعالة تجنب الشركة من شراء وتجميع كميات كبيرة من المنتجات دون الحاجة لها أو ذات نسب بيع منخفضة مقارنة بمنتجات أخرى، وبالتالي تقلل التكاليف المرتبطة بالشراء والتخزين وإدارة المخزون، وتعزز التدفق المالي، وتوفر بذلك السيولة المالية الكافية للشركة .
تحقيق رضا العملاء
إدارة المخزون تساهم بفاعلية في توفير المنتجات بصورة مستمرة، مما يرفع من رضا العملاء، فعندما يجد العملاء طلباتهم باستمرار مع التوصيل في وقت قليل يتسبب ذلك في زيادة ولائهم لعلامتك التجارية أو شركتك، واستمرارهم في كونهم عملائك وعدم التحول لمنافسيك.
إدارة فعالة للأزمات والمخاطر:
وجود مخزون كافٍ وإدارة بشكل واعٍ لا يحمي فقط من تقلبات الأسعار المفاجئة، بل يوفر مخزون آمن يمكن من خلاله جذب عملاء جدد، في حال النقصان المفاجئ في البضائع.
كما أن الإدارة تحميك من أزمة التلف والإهدار فعندما تحدد ما هي الظروف المناسبة لحفظ بضائع يمكنك تجنب حدوث أضرار مستقبلية، من خلال توفير درجة حرارة مناسب، أو توفير مناخ خال من الرطوبة وهكذا.
أنواع إدارة المخزون:
هناك العديد من أنواع الإدارة، ولكن يمكن تقسيمها إلى ثلاثة أنواع رئيسية:
إدارة المخزون التنبؤية (Predictive inventory management):
هي عملية تحليلية تتضمن تحليلًا واستخدامًا البيانات البيع السابقة والتحليلات لتوقع الطلبات المستقبلية على البضائع، يمكن استخدام هذه المعلومات لتحديد مستوى المخزون المطلوب، توقيت اعادة الطلبات، وتحديد مستويات المخزون الآمنة.
كيف تتم عملية إدارة المخزون التنبؤية؟
تحليل البيانات والاتجاهات:
أول خطوة في عملية إدارة المخزون التنبؤية هي تحليل البيانات ومراقبة عمليات الشراء السابقة للعملاء، عملية تجميع البيانات السابقة يجب أن تكون دقيقة؛ لأن القرارات المستقبلية تعتمد عليها، ويجب الأخذ بالاعتبار الفترة الزمنية المتزامنة مع الطلبات التنبؤية مثل التزامن مع مواسم الأعياد والعطلات، ومواسم التخفيضات العالمية والمحلية.
تقدير الطلب المستقبلي:
بناءً على تحليل البيانات والاتجاهات المستقبلية، يتم التقدير بشكل شامل من خلال النماذج التنبؤية، ويمكن تقدير الكميات المتوقعة للمنتجات والمواد والمخزون اللازم لتلبية هذا الطلب.
إدارة المخزون التفاعلية (Responsive inventory management):
هي استراتيجية متقدمة تهدف إلى تحسين كفاءة إدارة المخزون في الشركات، تتجاوب هذه الإدارة مع التغيرات المستمرة في السوق، لتساعد على تحقيق التوازن بين التكلفة والبيع؛ وهذه الطريق تحسن من رضا العملاء وتمنع النقص في المخزون.
إدارة المخزون القائمة على الطلب (Demand-based inventory management):
هي عملية شراء البضائع فقط عندما يطلبها العملاء خصيصًا وتستخدم هذه الطريقة لتقليل تكلفة المخزون، ولكن قد تؤدي إلى نقص في المخزون إذا لم يتم التخطيط لها بعناية.يعتمد نوع إدارة المخزون المناسب وفقًا لشركتك ونوع النشاط التجاري، وقد ترغب بعض الشركات في استخدام مزيج من أنواع إدارة المخزون المختلفة لتحقيق أفضل النتائج.
كيفية اختيار نوع إدارة المخزون المناسب؟
عندما يتعلق الأمر باختيار نظام إدارة المخزون المناسب لعملك، فإن الاختيار يعتمد على نوع نشاطك التجاري، وحجمه، وأهدافك التجارية، وقبل البدء باختيار نظام إدارة المخزون المناسب يجب:
تحديد احتياجات المخزون الخاصة بك
الخطوة الأولى في العثور على النظام المناسب لإدارة المخزون هي بناء شبكة معلومات دقيقة، خاصة بتتبع عمليات البيع والشراء، ومتطلبات السوق والمنافسين لك، لتحديد أي نظام ستختار، فمثلا يجب معرفة هل يعتمد نشاطك على إدارة المخزون التنبؤي أم إدارة المخزون التفاعلي أم غير ذلك؟
تحديد التحديات التي تواجهك
قبل اختيار نظام إدارة المخزون الخاص بك، يجب معرفة التحديات التي تواجه نشاطك التجاري، فمثلًا إن كنت تعتمد على تخزين البضائع المستوردة فنظام إدارة المخزون القائم على الطلب لن يتناسب مع نوعية عملك، لأن ذلك قد يتطلب انتظار العملاء لفترة طويلة قبل استلام طلبهم وبالتالي قد يعرضك لخسارة عملائك.
تحديد الميزانية
بمجرد أن تفهم ما يحتاجه نشاطك التجاري فإن ذلك يساعدك على اختيار نظام إدارة المخزون الملائم للميزانية، وذلك لأن أنظمة إدارة المخزون تختلف في الميزانيات من نظامٍ لآخر.
تحديد كيفية دمج الأنظمة الخاصة بك
دمج أنظمة إدارة المخزون مهمة صعبة، ولكن الاقتراب من هذا الأمر بطريقة منظمة يساعد شركتك على النمو على المدى الطويل.في النهاية، أفضل نظام لإدارة المخزون هو الذي يلبي احتياجاتك وأهدافك بشكل أفضل؛ ولا يوجد نظام إدارة مخزون واحد يناسب جميع الشركات.
تحديات إدارة المخزون
- النقص في المخزون.
- الفائض في المخزون.
- التكلفة العالية للمخزون.
- التغيرات في الطلب.
- التغييرات الاقتصادية.
يمكن أن تؤدي هذه التحديات إلى العديد من المشاكل، بما في ذلك فقدان المبيعات، وانخفاض رضا العملاء، وزيادة التكلفة، وانخفاض الكفاءة؛ ومن المهم أن تكون على دراية بهذه التحديات وأن تتخذ خطوات لتقليل تأثيرها على عملك.
كيفية التغلب على تحديات إدارة المخزون
- ضع خطة قابلة للتنفيذ لإدارة المخزون، ويجب أن تتضمن هذه الخطة أهداف إدارة المخزون، وإجراءات إدارة المخزون، ومسؤوليات إدارة المخزون.
- استخدم نظام التدوين لإدارة المخزون، وتتبع الطلبات والشراء والبيع، وتحديد المنتجات الأكثر طلبًا والمنتجات الأقل، لتحديد أفضل المنتجات للتخزين.
- المراقبة بانتظام للتأكد من الحفاظ على مستوى مناسب لعمليات الشراء منك لتلافي حدوث أي نقصان مفاجئ في بضائعك.
- إدارة المخازن بشكل فعال لضمان أنك تمتلك مساحة التخزين الكافية للبضائع وفي ظروف ملائمة من خلال درجة الحرارة الملائمة للتخزين، الحماية من الرطوبة، وضوء الشمس المباشر لضمان عدم تلف أي منتج.
إدارة المخزون تعد من أساسيات الخدمات اللوجستية التي يجب أن تتم بشكل مدروس ومن خلال خبراء لضمان الحفاظ على مستوى منتجاتك وتعزيز ثقة عملائك في علامتك التجارية.
يمكنك الاستعانة بخدمات تأسيس في مجال الخدمات اللوجستية من بداية توفير أماكن للتخزين، إدارة المخزون، مراقبة الأداء، التوصيل والتسليم في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية.