المقابلات الشخصية هي جزء حيوي وحاسم في عملية التوظيف المسؤولة عن تتبع واستقطاب المواهب والموظفين ذو الكفاءات العالية لشغل شواغر وظيفية داخل المنظمة. النتائج المترتبة على مقابلات التوظيف تؤثر على أداء عمل المؤسسة بشكل مباشر، فهي التي تحدد ما إذا كانت شركتك ستنمو خلال السنوات القريبة المقبلة أو ينتهي بها الأمرة بالعودة إلى نقطة الصفر مرة أخرى.
هذه المقالة موجهة لأصحاب المشاريع الصغيرة، ومديري التوظيف الراغبين بتحسين عملية التوظيف لديهم لضمان كفاءة جودة وبيئة العمل.
اقرأ في هذا المقال:
- أهم خطوات عملية التوظيف الاحترافية
- أهمية المقابلة الشخصية في عملية التوظيف
- كيف تحسن من تجربة المقابلة الشخصية لتحقيق أهدافك الوظيفية؟
- أخطاء من الممكن أن تحدث أثناء المقابلة الشخصية، لا تقع فيها.
أهم خطوات عملية التوظيف الاحترافية
بالرغم من أن عملية التوظيف هو إجراء ديناميكي عناصرها تختلف من شركة لأخرى حسب سياسة وأهداف وحجم كل منشأة، إلا أن هناك خطوات عامة مشتركة يمكن لأي شركة اتباعها لجذب وتوظيف المرشحين المؤهلين، يمكن تلخيص هذه الخطوات فيما يلي:
كتابة وصف وظيفي يعكس احتياجات الوظائف المتاحة.
يعد الوصف الوظيفي واحدًا من أهم عناصر التوظيف الذي يحدد الواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالوظيفة، بالإضافة إلى المهارات والمؤهلات اللازمة للقيام بها.
الإعلان عن الوظيفة الشاغرة
الخطوة التالية هي الإعلان عن المنصب الشاغر، من خلال نشره على مواقع التوظيف وعلى حسابات التواصل الاجتماعي والموقع الخاص بالشركة، وتشجيع موظفي الشركة على نشر الإعلان على شبكاتهم الخاصة مثل لينكد إن للحصول على مرشحين ذات صلة بالمسمى الوظيفي.
التحليل وفرز الطلبات
هي عملية تقييم المرشحين بعد تدفق طلباتهم ومراجعة سيرتهم الذاتية، يمكن أن تتم هذه العملية عن طريق مدير الموارد البشرية بالشركة لتضييق الخيارات الممكنة، أو عن طريق استخدام تطبيقات وبرامج تتبع المتقدمين للوظيفة مثل برنامج (ATS) لفلترة المرشحين بناء على المعايير التي تحددها.
إجراء المحادثات الهاتفية مع المرشحين
بعد فلترة أعداد المتقدمين للوظيفة والاستقرار على عدد معين لديهم المواصفات المبدئية المطلوبة، يتم إجراء مقابلة هاتفية مع كل واحد من المرشحين. هذه المقابلة تعتبر فرزًا أوليًا بسيطًا وتستغرق حوالي 15 إلى 30 دقيقة، ويجب أن تكون أسئلة المقابلات الهاتفية موحدة قدر الإمكان.
إجراء المقابلات الشخصية
يتم في هذه الخطوة مع المرشحين المختارين من أجل تقييم مهاراتهم وخبراتهم ومدى توافقهم مع ثقافة الشركة وقياس مدى قدرتهم على التعامل مع فريق العمل وغيرها من الجوانب الهامة. تتميز هذه المقابلات بالتعمق ويجب أن يشارك فيها أكثر من شخص ( مسئول الموارد البشرية – المدير المسئول عن الإدارة المتاح فيها الوظيفة الشاغرة) للحصول على صورة أوسع عن مدى ملاءمة المرشحين للوظيفة.
فحص مرجعية المرشح
هذه الخطوة مهمة للغاية في عملية التوظيف، يتم فيها التحقق من المراجع الشخصية والمهنية للمرشحين المختارين، ويهدف هذا الفحص إلى التأكد من أن المرشح قانونيًا مؤهل للمنصب، والتأكد من صحة المعلومات التي قاموا بإدلائها.
الاتخاذ النهائي لقرار التوظيف
بعد الإطلاع على كافة المعلومات التي كنت بحاجة لها من المتقدمين للوظيفة وتحليلها، يتم اتخاذ القرار النهائي حول الأنسب من بين هؤلاء المرشحين، يتم تحديد الموظف الجديد بعد استشارة جميع أطراف المحاورين في المقابلة الشخصية لضمان اتخاذ قرار موضوعي دون أي تحيزات أو تمييز.
إدماج الموظف الجديد مع الفريق، وتدريبه
هذه الخطوة من الممكن أن تشكل فرقًا كبيرًا وتساهم في نجاح الموظف الجديد داخل شركتك واستثمار إمكانياته على نحو صحيح، فمن خلال دمجه مع الموظفين القدامى وتزويده بجميع التدريبات والمواد التي يحتاج إليها لن يضمن نجاح الموظف فحسب، بل يساعده أيضًا على تحسين استمرارية الموظف في العمل.
أهمية المقابلة الشخصية في عملية التوظيف
المقابلة الشخصية واحدة من أهم خطوات عملية التوظيف إن لم تكن أهمهم على الإطلاق، فهي تمثل الفرصة الأولى للتعرف على المرشح عن قرب وتقييم مؤهلاته ومهاراته بشيء من التفصيل، ومع ذلك فإن الكثير من الشركات لا تولي الأهمية الكافية لتحسين تجربة المقابلة الشخصية مما يؤدي إلى فقدان استقطاب المواهب والفرص التي لا يمكن تعويضها للحصول على الموظف المثالي للوظيفة.
تؤثر المقابلات الشخصية بشكل مباشر على جودة العمل، لذلك لا يجب أن يقتصر دورها على تقييم المرشحين للوظيفة واختيارهم فحسب، بل تهدف في الأساس إلى جذب عناصر بشرية موهوبة ليصبحوا سفراء للعلامة التجارية وذلك للمساهمة في تطور استراتيجيات العمل داخل الشركة والاحتفاظ بهم لأطول فترة ممكنة.
بالحديث بلغة الأرقام، فهناك إحصائيات تفيد بأن 46% من الموظفين الجدد سيفشلون في غضون 18 شهرًا، بينما سيحقق فقط 19% نجاحًا داخل الشركة، وهذا يوضح مدى المسؤولية التي تقع على عاتق المحاور المسئول عن إجراء المقابلة الشخصية بأن يوفر لها كل السبل المتاحة لتحسين هذه التجربة وضمان الاختيار من بين النسبة الضئيلة التي ستنجح.
كيف تحسن من تجربة المقابلة الشخصية لتحقيق أهدافك الوظيفية؟
تؤثر تجربة المقابلة بشكل كبير على قرار المواهب بالانضمام إلى شركتك. فبحسب دراسة أجرتها منصة لينكد إن عام 2015 أفادت أن 77٪ من المرشحين المحتملين للوظيفة أكدوا أن تجربة المقابلة الشخصية كانت عاملًا رئيسيًا في قبولهم أو رفضهم لعرض الوظيفة.
فالمقابلات بمثابة نافذة يطل منها المرشحون لإلقاء نظرة عامة إلى مؤسستك، حيث صرح 87% من الأشخاص الذين يتقدمون للوظائف بتغيير رأيهم حول الوظيفة أو الشركة التي كانت محل شك بالنسبة لهم بعد إجراء تجربة المقابلة الشخصية بشكل إيجابي وفعال.
تحت هذا العنوان سنتناول الإرشادات المهنية التي تساعد الشركات وإدارات الموارد البشرية في تحسين عملية التوظيف والمقابلات الشخصية الخاصة بها لخدمة كافة أهدافها الوظيفية على المدى القريب والبعيد. إليك بعض هذه النصائح.
الانطباع الأول يدوم.. فاجعله رائعًا.
ترك انطباعًا إيجابيًا بداخل كل مرشح للوظيفة ليس بالأمر السهل، ولكن من خلال بعض الإجراءات البسيطة يمكنك أن تجعل المقابلة الشخصية تجربة رائعة للمرشحين لايمكن نسيانها، بصفتك مديرًا للتوظيف بالشركة يمكنك القيام بذلك من خلال:
- استقبال المرشحين بابتسامة طيبة، وتقديم نفسك وأي شخص آخر يشارك في إجراء المقابلة.
- تقديم معلومات مفصلة وشاملة عن الدور والمسؤوليات المتوقعة ومتطلبات العمل، والإجابة على أي سؤال يطرحه المرشح لوضع أمامه الصورة الكاملة لما يمكن توقعه في حالة الحصول على الوظيفة.
- تحديد وقت المقابلة بدقة والالتزام به مع كل مرشح.
- تقديم معلومات شاملة عن الشركة (ثقافتها – أهدافها – قيمها- جميع خدماتها)، وإظهار قدرة المنظمة على توفير بيئة عمل مريحة وجذابة للموظفين.
- الاستماع جيدًا للمرشحين عند التحدث عن خبراتهم ومهاراتهم وإظهار قدراتهم المهنية.
- توفير جو مريح ومحفز خلال المقابلة، والاهتمام بالتفاصيل الصغيرة مثل توفير الماء والقهوة للمرشحين.
- إبلاغ المرشحين بوضوح بعدد المقابلات المتوقعة لعملية التوظيف (لايفضل أن تزيد عن 3 مقابلات) والمدة المتوقعة لكل منها.
- إرسال رسالة شكر بعد المقابلة الشخصية لتأكيد التقدير والاهتمام بالتواصل مع المرشحين.
- التواصل مع المرشحين وإعلامهم بقرار القبول أو الرفض وتوضيح الأسباب المنطقية لذلك.
استخدام المقابلات المنظمة لضمان عدم التحيز.
المقابلة الشخصية المنظمة هي أحد أنواع المقابلات التي يتم فيها يتم طرح نفس الأسئلة المحددة المسبقًا على جميع المرشحين بنفس الترتيب ونفس الطريقة، وتقييمهم بمعايير ومقاييس موحدة، يتم استخدام المقابلات المنظمة لتحسين عملية التوظيف وتقليل التحيزات المحتملة من قبل المحاورين مما يجعلها أكثر عدالة وموضوعية، وهذا يمنح جميع المتقدمين نفس الفرصة لعرض مواهبهم وخبراتهم ويساعد المؤسسة من اتخاذ القرار الأمثل بناءً على المعايير المحددة التي تستند إلى الجدارة والكفاءة.
تعيين فريق من المحاورين لإجراء المقابلة.
يعد استخدام فريق من الأشخاص المحاورين لإجراء المقابلة إحدى الطرق الفعالة لتحسين عملية التوظيف واتخاذ قرارات أكثر دقة وموضوعية؛ لأنه يساعد على تنوع الآراء حول مدى ملائمة المرشح لشغل الوظيفة، ويساعد في تقليل التحيزات اللاواعية التي تجعل الناس يختارون أعضاء الفريق الذين يشبهونهم، توصي الممارسات الجيدة بوجود ما لا يقل عن 3 أشخاص في فريق المقابلة لتجنب التعادل في اتخاذ القرارات.
تدوين اللحظات والإجابات المميزة أثناء عقد المقابلة.
من المهم تسليط الضوء على اللحظات المميزة والإجابات اللي حازت على إعجاب المحاورين أثناء المقابلات مع المرشحين، وذلك لتسهيل اتخاذ القرارات، تدوين هذه اللحظات من الممكن أن تساعدك في فهم ما الذي جعل المرشح مميزًا، ولماذا ينبغي اختياره للوظيفة، ومن خلال تتبع إجابات المرشحين يمكنك تحديد ما إذا كان المرشح يمتلك قدرات تدفعه للنمو والنجاح في العمل. ومن المهم أيضًا التأكد من أن اللحظات المميزة التي تم تدوينها لا تعتمد على التحيزات الشخصية.
في نهاية المقال نريد أن نشيرأن تحسين تجربة المقابلة الشخصية يمثل استثمارًا حكيمًا لأي شركة تسعى إلى تعزيز فريقها وتحسين أدائها، لأن المقابلة لا تساعد فقط على جذب أفضل المواهب المرشحة للوظيفة، بل تعزز أيضًا من سمعتها كمؤسسة تهتم بموظفيها وتقدرهم. وبالتالي، فإن تحسين تجربة المقابلة الشخصية تساعد بشكل كبير على بناء علاقة طيبة بين الشركة وموظفيها من البداية، مما يترتب عليها من تحقيق نجاحات كبيرة في المستقبل.
أخطاء من الممكن أن تحدث أثناء المقابلة الشخصية، لا تقع فيها.
هناك العديد من الأخطاء التي من الممكن حدوثها أثناء المقابلة الشخصية تؤثر على سير هذه العملية بشكل احترافي، وتترك انطباعًا سلبيًا لدى المرشحين، وبالتالي تقلل من فرص الشركة لجذب المواهب المناسبة لوظائفها، نُطلعك على بعض من هذه الأخطاء لتجنب الوقوع فيها قدر الإمكان.
- عدم الاستعداد الكافي للمقابلة.
- عدم استخدام مهارات الاستماع الفعالة للمرشحين
- الحديث بإفراط وعدم الاستماع بعناية للموظفين
- التركيز بشكل زائد على المهارات الفنية فقط وإغفال المهارات الشخصية للمرشحين
- سوء إدارة الوقت وحدوث تأخيرات في الوصول وفي إجراء المقابلة.
- طرح أسئلة شخصية ليس لها علاقة بالأداء في الوظيفة أو أسئلة غير قانونية.
- إطلاق الأحكام السريعة على المتقدمين للوظيفة والقفز إلى الاستنتاجات
- التأخر في الرد على المرشحين للوظيفة سواء بقرار القبول أو عدم التوفيق هذه المرة، وعدم تقديم أسباب منطقية للرفض.